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¿Qué ofrece Paprika?

Paprika es perfecto para una sola agencia, pero también es adecuado para agencias con distintas oficinas, y que operen en múltiples países y monedas.
Paprika es completamente modulable, también por lo que crece con su agencia.

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Registros de los Clientes

El registro de clientes en Paprika no sólo posee el nombre y la dirección, también puede incluir marcas, campañas, puesto de trabajo, detalles del personal de la agencia, cualquier detalle que la agencia necesite para un posterior análisis específico del cliente, así como la información sobre la facturación, el progreso del trabajo, contactos conocidos, eventos importantes.

  • El nombre del cliente y registros de direcciones
  • Los contactos del cliente 
  • Análisis de cliente definido por el usuario
  • Análisis por tipo de tarifa
  • Integración con funciones de contabilidad para la facturación y el cobro de deudas

Estimación de costes

Una herramienta capaz de dar una estimación de costes precisa y de manera inmediata, es esencial para el manejo de un negocio.

Paprika es una herramienta potente de gestíon y control, incluyendo los presupuestos, que se basan en plantillas de presupuestos o presupuestos anteriores, ayudando a reducir el tiempo administrativo y controlando que todas las partidas estén reflejadas en el presupuesto.

Los presupuestos pueden incluir una estimación de horas de trabajo, contratación de proveedores y costes internos de la agencia.

Paprika calcula automáticamente los honorarios en función un precio por hora previamente definido por categoría de personal o por empleado, o bien basándose en una tarifa fija de diseño, maquetación, AAFF, programación...

Las distintas versiones de presupuesto quedan reflejadas en un histórico en la carpeta del cliente.

Entre las funciones principales encontramos:

  • Facil manejo y usabilidad
  • Creación de plantillas
  • Numeración automática de presupuestos
  • Posibilidad de imprimir o enviar por PDF
  • Email al cliente
  • Distintas tarifas en función del tipo de cliente
  • Aplicación automática de comisión sobre la producción
  • Plan de facturación desde el presupuesto
  • Posibilidad de proceso de autorización
  • El presupuesto se puede realizar en cualquier moneda
  • Control de los costes reales frente a los presupuestados
  • Control de partidas pendientes por facturar 

Planificación de Recursos

Paprika incluye herramientas sencillas para ayudarle a gestionar los recursos necesarios.

La herramienta de planificación de recursos permite calendarizar las tareas de proyectos pendientes y visualizarlo tanto en global como de manera individual por departamento o empleado.

Una vez planificado el trabajo pendiente, Paprika permite comparar las horas reales trabajadas frente a las horas planificadas y presupuestadas.

Funciones principales:

  • Planificación de proyectos y recursos asignados
  • Planificación por tarea o proyecto
  • Comparativa de las horas planificadas frente a las reales
  • Diagrama de Gantt
  • Planificación por día/semana/mes
  • Introducción de horas a través del calendario
  • Acceso a la carpeta del proyecto o del cliente a través del calendario

Planificación

Paprika tiene una serie de herramientas que se pueden utilizar para planificar y prever datos. Diversos informes y consultas nos darán datos sobre la planificación futura de horas, facturación, ingresos, recursos y margen.

Las previsiones de facturación se realizan sobre la base de importes a facturar por los proyectos encargados. A efectos comparativos, los datos mostrados pueden incluir la estimación original en que se basa la previsión, de facturación anterior, la facturación ya realizada este mes. La comparación de la predicción, garantiza que nada se pasa por alto. 

Hoja de tiempos

Llevar un control de las horas trabajadas es fundamental para el funcionamiento interno de una agencia: permite optimizar sus recursos internos y revisar las horas trabajadas frente a los honorarios facturados.

Las horas en Paprika se introducen por proyecto o tareas. El usuario puede definir sus proyectos habituales que aparecerán automaticamente en su interfaz.

Las horas pendientes de introducir quedan reflejas diariamente y Paprika envía una alerta automática advirtiendo de ello.

Funciones principales:

  • Introducción de horas por proyecto o tareas
  • Introducción opcional de actividad y tareas
  • Informe de horas por: Cliente, campaña, proyecto, tareas, empleado...
  • Informe de horas pendientes de introducir
  • Análisis de horas productivas y no productivas
  • Análisis de horas por centro de costes 
  • Informe de horas excedidas
  • Los directivos pueden revisar y aprobar las horas introducidas por sus equipos
  • Posibilidad de introducir sus horas online
  • Cálculo automático del coste y precio venta de las horas trabajadas

 

Gastos de Caja

Tanto los gastos en efectivo como los gastos de tarjetas de crédito, se pueden introducir en Paprika. Los gastos pueden ser tanto para trabajos externos como para gastos internos. Todos los gastos deben ser aprobados por un superior o por la persona encargada.

  • Introducir gastos de efectivo y tarjeta de crédito
  • Control de gastos multi-moneda
  • Proceso de aprobación de gastos

Órdenes de compra

Paprika permite a la agencia optimizar la gestión con sus proveedores, factor crucial para aquellas en las que la producción es una parte importante de su negocio.

Este módulo gestiona el proceso completo de la compra a proveedores: gestiona la petición de presupuesto, genera la órden de compra, controla la facturación y el pago. Adicionalmente, permite realizar una previsión de coste y controlar el volumen de compras pendientes de facturar al cliente.

Funciones principales:

  • Visión global del coste de producción de una campaña
  • Control del coste actual frente al coste presupuestado
  • Control de facturas de proveedor pendiente de recibir y/o facturar al cliente
  • Las órdenes de compra se pueden imprimir enviar por e-mail/PDF automáticamente

Facturación

Paprika ofrece distintos modos de facturación en función de las necesidades del cliente. Las facturas se pueden emitir a partir del presupuesto o desde los gastos incurridos (horas y producción).

Como las revisiones de presupuesto quedan registradas en la carpeta del cliente, es fácil detectar cualquier cambio o modificación por parte del cliente y reflejarlo en la facturación. Se pueden generar borradores de facturas y esperar la aprobación del cliente si fuera necesario.

El formato de la factura se puede personalizar según la imagen corporativa de la agencia.

Funciones principales:

  • Un sistema de facturación ágil y sencillo 
  • Facturación de presupuesto completo o por fases
  • Facturación por anticipado
  • Facturación automática de los FEES
  • Control de lo pendiente por facturar (honorarios y producción)
  • Análisis de facturación por centro de costes
  • Generación automática del asiento contable
  • Gestión de cobros
  • Informe de facturación por clientes, campañas y proyectos.

Contabilidad

El sistema de contabilidad de Paprika está totalmente integrado con resto del sistema. Integra nóminas, las ventas y libros de contabilidad de compra y libro de caja, junto con los presupuestos de la empresa y la previsión de gastos.

Al estar totalmente integrado con el sistema de trabajo, tanto los datos contables como la gestión interna se vuelca en informes y consultas en pantalla.

El sistema de contabilidad puede proporcionar multi-empresa y la contabilidad de varias monedas.

Todos los informes y pantallas de consulta se pueden personalizar para mostrar exactamente los datos que el usuario necesite.

 

  • multi-empresa
  • presentación de informes de grupo
  • multi-moneda
  • nominal
  • ventas
  • compras
  • libro de Caja
  • Informes
  • Impuestos

Libro mayor

La compra del libro mayor de Paprika proporciona un control de los gastos generales. Un registro de facturas queda disponible para controlar la aprobación interna de las facturas. Los pagos también se pueden programar de manera automática.

El flujo de trabajo Paprika, controla el ciclo de vida de compra a través de la orden de compra y la factura para el pago.

Paprika también automatiza la publicación y la inversión de los trabajos en curso y el coste de los intereses devengados de ventas.

Herramientas de información y de consulta integrales que permiten a los usuarios organizar los datos de diversas maneras.

• Instalación simple de la cuenta  de cada proveedor con la capacidad para ver e imprimir cualquier transacción pasada.

• Registro de facturas para el control de las facturas no aprobadas.

• Asignación simple de los pagos con capacidad de ver los detalles de cada factura.

• Historia del proveedor en pantalla

• Capacidad de controlar una transacción "Bajo Consulta" o una cuenta o transacción en "Hold"

• Cheques y la impresión de aviso de pagos

• Pago electrónico por BACS

• Integración automática con el resto del sistema

• Capacidad para enviar de nuevo a períodos anteriores / año, mientras que el mantenimiento de los rendimientos correctos IVA.

• Moneda extranjera

• Multi empresa, múltiples tipos de IVA.

Libro de ventas

El libro mayor de ventas de Paprika permite facturar a los clientes de forma rápida usando una variedad de métodos de facturación. El efectivo recibido  se puede introducir y adaptar a las facturas. Informes de deuda se pueden contabilizar así como llevar el control de las tarjetas de crédito.

El historial completo de transacciones de clientes se mantiene actualizado y la presentación de informes permite que los datos sean vistos de diversas formas.

• Informes de clientes simples con capacidad para ver e imprimir cualquier transacción pasada.

• Capacidad para ver detalles de la factura.

• Introducir los pagos de más y de menos.

• Integración automática de nóminas, facturación de ventas y módulos Cash Book.

• Historial del cliente en pantalla

• Texto y notas se pueden agregar a cualquier cuenta.

• Tres códigos de análisis de ventas por separado

• Multi Company, múltiples códigos de IVA y varias monedas

• La producción de factura programada para fees y tarifas

• Detalles de facturación

• Preparación de la factura con los gastos de trabajo pendientes

Libro de Caja

Las funciones del libro de caja de Paprika, permiten la entrada de los recibos de ventas y pagos a proveedores en cualquier moneda. El libro de caja también se ocupa de manera efectiva del resto de los pagos e ingresos, o incluso de las transferencias al personal por los gastos justificados, y proporciona una entrada rápida y sencilla para todas las transacciones en efectivo. 
• Todas las transacciones en efectivo se gestionan desde una única pantalla 
• Ilimitado Banco y Efectivo Cuentas incluyendo monedas extranjeras 
• Instalación diaria de nóminas dentro de Libro de Caja (incluyendo IVA) 
• Actualiza todos los libros de contabilidad correspondientes a las transacciones individuales 
• Capacidad para enviar de nuevo cualquier período - permitiendo ajustes que deban realizarse en el mes correcto. 
• Transferencias interbancarias 
• Carga automática de los gastos en efectivo para empleos 
• Conciliación bancaria