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Coordinamento risorse su più società

Paprika è perfetto per un’agenzia singola ed è anche in grado di supportare gruppi di aziende con valute diverse.

Questa struttura supporta la pianificazione trasversale su team di società diverse, la registrazione costi e ore su progetti di società diverse e assiste nel 'cross-selling', alleggerendo il carico della reportistica di consolidamento.

Paprika è completamente scalabile, per crescere ed articolarsi al crescere dalla tua agenzia.

Analisi dei dati

La struttura di Paprika permette analisi di trend e di dettaglio sia a livello locale che di gruppo, semplicemente utilizzando un pulsante per la revisione ed il controllo di gestione. Questo può includere analisi verticale sul cliente o fornitore in forma trasversale alle società del gruppo, analisi di assorbimento risorse e dispersione costi trasversali alle società. L’apparato contabile fornisce inoltre stato patrimoniale, conto economico e bilancio di verifica sia individuali per società che consolidati sul gruppo.

Un unico sistema integrato

Paprika è un unico sistema integrato, questo offre diversi vantaggi:

•  Annullamento del doppio inserimento di uno stesso dato.

•  La reportistica consente di analizzare congiuntamente i dati di commessa e di contabilità.

•  Facile abbinamento delle fatture passive ricevute in amministrazione agli ordini emessi dalla produzione; facile confronto degli incassi inseriti in contabilità con le fatture attive emesse.

•  Facile creazione/registrazione contabile delle  fatture attive sulla base dei preventivi o consuntivi.

•  Assenza di interfacce complesse per la comunicazione tra piattaforme diverse.

•  Nessun problema di compatibilità tra versioni differenti di sistemi operativi e database.

•  Nessun problema di de-sincronizzazione e disallineamento dati tra le aree gestionali e l’area.

 

L'efficienza operativa deriva anche dall'avere un unico sistema integrato dove tutto il personale può accedere ad alcuni dati contabili. Per esempio, un account manager ha sempre la possibilità di vedere la situazione delle fatture scadute di un cliente, e questo è spesso un fattore importante prima di accettare altri ordini. Inoltre, un account manager può vedere anche tutti gli ordini di acquisto emessi, se è stata ricevuta la fattura del fornitore e se e quanto del costo è già stato fatturato al cliente.

Funzionalità a tutto campo e semplicità di approccio

Paprika mette a vostra disposizione una vasta gamma di funzionalità. È estremamente configurabile: le funzioni non richieste rimangono nascoste fino a quando non si rendano necessarie. Ciò rende Paprika un sistema altamente scalabile, utilizzato da agenzie piccole e grandi, singole e globali. Il vantaggio di questo approccio è che la tua agenzia non avrà necessità di cercare e assorbire un altro sistema quando raggiungerà il suo prossimo livello di sviluppo. Paprika è la soluzione per sempre: con un clic cresce con la tua agenzia.

Gestione contatti

Il database integrato di Paprika per la gestione dei contatti è un potente strumento di marketing, estremamente facile da utilizzare. L'utente può configurare la maggior parte della sua struttura. L'acquisizione di informazioni dettagliate su persone ed organizzazioni può avvenire per importazione in batch da sistemi esistenti, oppure tramite elenchi acquisiti o mediante inserimento manuale di nuovi dati. È possibile conservare diverse tipologie di contatti, inclusi clienti e fornitori, giornalisti, rappresentanti dell’industria e certamente contatti per il new business. È possibile analizzare i contatti incrociando fino a quattordici criteri diversi definiti dall'utente, p.es. il settore merceologico e la dimensione.

Agganciare delle attività ad un contatto è facile e veloce. È possibile registrare lo storico dei contatti e pianificare azioni per il futuro. Paprika consente di inviare corrispondenza o posta elettronica.

Costruire un elenco di contatti è un processo semplice. È possibile ordinare gli elenchi secondo qualsiasi criterio ed applicare filtri per visualizzare soltanto i dati rilevanti.

•  Numero illimitato di registrazioni di contatti individuali e società.

•  Più contatti individuali caricabili per ciascuna società.

•  Criteri di analisi definiti dall'utente sia per i contatti individuali che per le società.

•  Possibilità di collegare contatti individuali e società a progetti, fornitori e clienti in Paprika.

•  Possibilità di pianificare azioni future.

•  Possibilità di mantenere uno storico completo delle azioni svolte sui contatti.

•  Trasferimento automatico dei dettagli della società in anagrafica cliente alla chiusura del primo contratto.

•  Semplicità di esportazione verso programmi di mail-merge e stampa etichette.

•  Semplice interfaccia definita dall'utente per elencare e ordinare contatti e attività.

•  Funzioni di Allega-documento da  word processing e altre applicazioni.

Gestione clienti

Le anagrafiche clienti di Paprika non contengono soltanto nome e indirizzo ma possono includere anche marchi, campagne pubblicitarie e commesse, dettagli del personale di agenzia che segue il cliente, percentuali di addebito e di ricarico concordate e analisi specifiche per il cliente. Le informazioni relative alle fatture, ai pagamenti ricevuti, all'avanzamento lavori e ai contatti conosciuti sono immediatamente disponibili. È anche possibile aggiungere note con ulteriori elementi di rilievo da condividere internamente.

  • Dettagli dei contatti individuali e della società cliente.

  • Più contatti individuali caricabili per ciascun cliente.

  • Gestione di diversi brand sul cliente.

  • Criteri di analisi sul cliente definiti dall'utente.

  • Tariffe di addebito e percentuali di ricarico da applicare automaticamente al cliente.

  • Analisi trasversali per tipo di commessa.

  • Integrazione con le funzioni di contabilità per la fatturazione ed il recupero crediti.

 

Gestione commesse

Le anagrafiche delle commesse si possono creare sulla base del brief del cliente e includere analisi specifiche per commessa, milestones di progetto e membri dello staff coinvolti nel progetto. La commessa costituisce il cuore del processo gestionale e si collega ai preventivi, agli ordini d'acquisto e alle fatture dei fornitori, alla fatturazione al cliente, ai pagamenti e alla contabilità.

I preventivi possono essere generati semplicemente inserendo il prezzo al cliente, oppure costruiti automaticamente sulla base delle ore interne e delle forniture esterne necessarie per ogni attività, il tutto con un markup di partenza automaticamente consigliato dal sistema. Paprika proietterà il margine atteso che verrà automaticamente confrontato con quello reale in fase di avanzamento lavoro. È possibile registrare più revisioni di preventivi, ed ognuna può avere una procedura interna di approvazione prima dell'invio al cliente. Il preventivo è spesso il punto di partenza della pianificazione delle risorse e della previsione di fatturato.

L'emissione di ordini d'acquisto ai fornitori e di fatture al cliente si basa sul preventivo della commessa, così che i valori effettivi vengono immediatamente confrontati con i valori preventivati. Ciò significa anche che i costi dell'ordine d'acquisto sono sempre associati alla commessa e le voci non ri-fatturate risultano immediatamente visibili.

Quando la fattura del fornitore viene inserita nel sistema di contabilità, è possibile abbinarla immediatamente all'ordine di acquisto e riconciliare eventuali differenze.

L'inserimento degli ordini d'acquisto e l'emissione di fatture può attivare l'invio automatico dello stato avanzamento lavori e gli accantonamenti per costi, visibili sia nella commessa che nel libro mastro.

•  Impostazione commessa facile e veloce partendo da modelli definiti dall'utente.

•  Numeri di commessa definiti dall'utente con numerazione automatica opzionale.

•  Possibilità di collegare più commesse in un progetto o una campagna.

•  Preventivazione dettagliata di tempi e costi.

•  Diversi listini per cliente.

•  Preventivi a cliente generati direttamente dal budget costi.

•  Controllo interno e approvazione preventivi.

•  Analisi dei tempi e costi effettivi e fatturazione.

•  Ordini d'acquisto e fatture al cliente derivati dal preventivo (o consuntivo).

•  Previsione di fatturato.

•  Valutazione automatizzata dell’avanzamento lavori.

•  Analisi di flussi di ricavo all'interno delle commesse.

•  Fatturazione anticipata.

•  Reportistica ed analisi di commessa.

Pianificazione risorse

 La pianificazione delle risorse può avvenire a livello strategico a lungo termine ed a livello dettagliato giornaliero; sia a livello di commessa generale che di specifica sotto-attività. È possibile utilizzare piani previsionali per riesaminare la capacità produttiva futura e definire i prezzi per prevedere margini verosimili.

Ognuno viene aggiornato in tempo reale circa le attività a lui assegnate e può avere visibilità sul piano generale.

•           Pianificazione risorse su base giornaliera, settimanale, mensile o annuale.

•           Piani dettagliati o riassuntivi.

•           Diagrammi di Gantt.

•           Assegnazione di attività a singoli.

•           Elenco attività.

•           Pianificazione 'drag-and-drop'.

•           Possibilità di integrare la pianificazione con la preventivazione e l'inserimento ore.

•           Report di stato del traffico.

Previsioni

Paprika dispone di un insieme di strumenti utilizzati per dati previsionali. È possibile generare report previsionali circa le ore di lavoro, la fatturazione, i ricavi e i margini.

È possibile generare previsioni di fatturato in base ai valori da fatturare per commessa, proiettati nel futuro secondo necessità. A fini comparativi, i dati visualizzati possono includere il preventivo originario su cui si basava la previsione, la fatturazione precedente, la fatturazione già emessa nel mese in corso, la fatturazione ancora aperta per il mese in corso e la previsione di fatturazione mensile futura. Il confronto della previsione con il preventivo assicura che nessun valore venga trascurato. È anche possibile rivedere globalmente la previsione di fatturazione futura per le commesse ed utilizzarla per avviare il processo di fatturazione.

La previsione dei ricavi segue lo stesso formato della previsione di fatturazione ma utilizza regole di riconoscimento delle competenze per stabilire a quale periodo assegnarli. La previsione delle entrate dispone di funzioni automatiche di foglio di calcolo.

Le previsioni degli investimenti ore sui progetti sono possibili direttamente attraverso la pianificazione delle risorse. Paprika calcola i relativi costi di completamento progetto sulla base della stima di ore pianificate.

  • Strumenti semplici e di facile utilizzo
  • Regole per assicurare che non vengano persi dati
  • Funzioni di aggiornamento di massa
  • Collegamenti rapidi alla fatturazione
  • Estrapolazione di dati.

Foglio ore

Le ore possono essere inserite utilizzando i tradizionali fogli ore oppure mediante iPhone. È anche possibile inserire le ore direttamente dalla pianificazione oppure attivando i timer sui porgetti. Le ore possono essere caricate su un misto di attività interne e progetti fatturabili. Paprika può controllare e inviare automaticamente richiami all’inserimento di ore mancanti. Sono disponibili funzioni di approvazione delle ore prima della loro registrazione sulla commessa.

È possibile impostare alcune commesse in modo che compaiano automaticamente come preferite.
Una volta inseriti i dati, Paprika può analizzare l'impiego di tempo per cliente, marchio o commessa, per tipo di compito, di attività, per dipartimento e per persona.

I costi del personale rappresentano spesso il maggior costo di un'agenzia; per questo motivo l’analisi ore è importante. Paprika consente di confrontare le ore effettive con le previsioni per commessa e con la pianificazione risorse.

Un'efficace gestione dei tempi beneficia sia il cliente che l'agenzia. Consente all’agenzia di utilizzare le proprie risorse correttamente e rassicura il cliente sull’effettivo investimento ore dedicato ai suoi progetti.

 

•  Inserimento ore via Internet o iPhone.

•  Inserimento ore su commessa o sotto-attività.

•  Inserimento ore sulla base delle pianificazioni.

•  Inserimento ore attraverso l’attivazione di timer.

•  Inserimento ore su attività interne.

•  Codici attività definibili dall'utente.

•  Funzione “favoriti” su commesse o attività

•  Invito automatico alla compilazione in caso mancato o parziale inserimento ore

•  Valorizzazione automatica dei costi e valori rifatturabili delle ore sulla base del profilo professionale, della persona, del tipo di attività svolta e del listino sul cliente o sulla commessa.

•  Analisi ore interamente configurabile.

•  Report di utilizzo a fronte dei livelli di produttività previsti.

•  Confronto automatico previsione/effettivo.

•  Possibilità di rifatturazione complessiva o parziale delle ore per tipologia di attività.

•  Inserimento da un unico foglio ore del tempo investito su commesse appartenenti a diverse società del gruppo.

•  Autorizzazione opzionale delle ore inserite da parte dei responsabili di progetto.

Rimborsi spese

 È possibile inserire in Paprika sia spese via contanti soggette a rimborso che spese relative all’utilizzo di carte di credito aziendali. Le spese possono essere assegnate sia a commesse esterne che ad attività interne. Tutte le richieste di rimborso spese seguono a un processo di approvazione interamente personalizzabile

  • Inserimento spese effettuate via contanti e carte di credito.
  • Richieste di rimborso spese multi-valuta.
  • Processo di approvazione delle richieste configurabile.

Inserimento ordini d'acquisto

Le spese previste per una commessa possono essere inserite già in fase di costruzione del preventivo. Per le spese rifatturabili è inoltre possibile applicare un ricarico automatico sulla base del listino associato al cliente o alla commessa. Le richieste di preventivi e gli ordini di acquisto vengono generati direttamente da queste linee nascoste presenti nel preventivo. Ciò garantisce che i costi siano sempre abbinati alla commessa e fornisce una visibilità immediata del rapporto tra spese previste e spese effettive. È possibile impostare controlli per bloccare le spese over-budget.

A ricezione di una fattura da fornitore, è possibile richiamare i dettagli dell'ordine per un controllo e una registrazione immediata. Non è necessario re-inserire alcuna informazione ma Paprika permette di effettuare delle modifiche.

I dettagli relativi a costi preventivati, ordini e fatture fornitori sono immediatamente disponibili all'interno della funzione di fatturazione vendite e  – se previsto - possono essere immediatamente ri-fatturati ai clienti.

Sono disponibili report personalizzabili e interrogazioni (a schermo) per tracciare i costi di una commessa lungo tutto il processo.

•           Funzioni di ricerca fornitore per categoria di spesa.

•           Richieste di preventivi e ordini d'acquisto emessi direttamente dai dettagli del preventivo al cliente.

•           Restrizioni definite in base all'utente su spese fuori budget. Restrizioni su spese non autorizzate.

•           Processo di approvazione degli ordini di acquisto configurabile.

•           Analisi di costi per tipo o per fornitore.

•           Possibilità di stampare sull'ordine d'acquisto testo ed istruzioni illimitate.

•           Possibilità di applicare un ricarico automatico.

•           Possibilità di stampare l'ordine d'acquisto in formato standard o personalizzato.

•           Report di ordini aperti, pre-fatturati ed avanzamento lavori.

•           Generazione automatica dei numeri d'ordine.

•           Funzioni di abbinamento fattura.

•           Analisi delle discrepanze.

Fatturazione a clienti

È possibile generare le fatture a clienti direttamente dal preventivo di commessa così come in forma mista dai consuntivi do ore e spese investite. Ciò assicura che, all'atto della fatturazione della commessa, niente venga trascurato. La fatturazione avviene con un processo in due fasi; la prima fase consiste in una bozza di documento che è possibile modificare in qualsiasi momento, mentre la seconda protocolla ed ufficializza la fattura.

Paprika supporta più metodi di fatturazione, inclusi manodopera e materiali, prezzi fissi e consulenze. Nella fatturazione anticipata, il sistema contabile integrato assicura che vengano effettuate le corrette registrazioni a ricavo differito. È anche possibile accantonare i costi durante il processo di fatturazione.

 

•           Fatturazione diretta dal preventivo e/o dai consuntivi spese e ore.

•           Fatturazione periodica automatica.

•           Fatturazione a livello di dettaglio o totale.

•           Fatturazione in valute estere.

•           Invio di fattura in tempo reale.

•           Previsioni di fatturato.

Contabilità

Il sistema di contabilità di Paprika è completamente localizzato per la normativa italiana e pienamente integrato con il sistema di gestione commessa. Comprende il libro giornale, i registri IVA acquisti e vendite, i bilanci e la gestione sia del budget che del forecast.

L’integrazione con il fronte gestione commesse riduce sensibilmente il tempo di data entry e il margine di errore umano nel passaggio di informazione; consente inoltre di esaminare le relazioni tra i dati contabili e quelli di commessa.

Il sistema di contabilità può operare a livello multi-societario e multi-valuta.

È possibile personalizzare l’intera reportistica per mostrare esattamente i dati richiesti dall'utente.

o             Integrazione totale gestione commessa/contabilità.

o             Analisi approfondita dei dati di commessa.

o             Multi-azienda.

o             Reportistica consolidata per gruppi aziendali.

o             Multi-valuta.

o             Libro giornale.

o             Registro IVA vendite e acquisti.

o             Gestione budget e forecast.

o             Rendicontazione fiscale.

Gestione acquisti

La puntuale gestione acquisti di Paprika fornisce il controllo sia sulle spese di progetto che sulle spese generali. Semplici routine di inserimento fatture consentono la registrazione delle fatture direttamente sugli ordini di acquisto. È inoltre disponibile un registro fatture per controllarne le approvazioni interne. Sono disponibili anche routine automatiche per la registrazione dei pagamenti.

Le funzioni di Paprika controllano il ciclo di acquisto dalla richiesta di preventivo fino all'ordine, alla fattura e al pagamento.

Paprika inoltre automatizza la generazione di movimenti contabili per competenza a fronte degli avanzamenti lavoro.

Grazie ad un completo insieme di strumenti di reportistica, gli utenti sono in grado di esaminare i dati da qualsiasi angolazione.

•  Contabilità fornitori con possibilità di visualizzare e stampare qualsiasi transazione pregressa.

•  Registrazione fatture direttamente dall’ordine previamente emesso.

•  Gestione delle approvazioni interne.

•  Registrazione pagamenti con la possibilità di visualizzare i dettagli delle singole fatture.

•  Routine automatiche per la registrazione pagamenti.

•  Storico del fornitore a schermo.

•  Possibilità di contrassegnare una transazione come "Da verificare" o "Sospesa".

•  Aggiornamento automatico della commessa, del libro giornale e della cassa.

•  Fornitori in valuta estera.

•  Gestione multi-societaria.

Gestione vendite

Paprika consente di calcolare ed emettere rapidamente le fatture utilizzando diversi metodi di fatturazione. I pagamenti vengono abbinati alle fatture ed aggiornano gli scadenziari in tempo reale. Sono inoltre disponibili funzioni specifiche per la gestione crediti.

Viene mantenuto uno storico completo delle transazioni per cliente, con funzioni esaustive di reportistica ed interrogazione che consentono di visualizzare i dati su criteri diversi. 

•  Possibilità di generare fattura sulla base del preventivo e/o del consuntivo.

•  Semplice assegnazione dei pagamenti, con un solo tasto, con la possibilità di visualizzare i dettagli delle fatture.

•  Possibilità di inserire pagamenti in eccesso/in difetto.

•  Aggiornamento automatico della commessa, del libro giornale e della cassa.

•  Storico clienti a video.

•  Possibilità di aggiungere ad ogni conto cliente note di testo e di agenda.

•  Tre diversi codici di analisi vendite.

•  Multi-azienda e multi-valuta.

•  Generazione programmata di fatture per consulenze e oneri diversi.

•  Generazione di ri-fatturazione diretta delle spese sostenute.

Registro di cassa

Paprika consente di registrare pagamenti effettuati e ricevuti in qualsiasi valuta. Gestisce efficacemente le carte di credito, i trasferimenti tra conti a spese di personale, consentendo un inserimento semplice e veloce di tutte le transazioni di cassa.

Grazie all’apparato di gestione commessa integrato, i pagamenti inseriti in Paprika possono essere automaticamente assegnati alla relativa commessa. Ciò fornisce un modo ideale di gestire spese "vive" e di piccola cassa che è necessario recuperare.

•  Tutte le operazioni di cassa vengono gestite in una sola schermata.

•  Numero illimitato di conti bancari e carte di credito, anche in valute estere.

•  Possibilità di allocazione (e de-allocazione) completa.

•  Possibilità di registrazioni contabili aggiuntive direttamente dal Registro di cassa (incluse registrazioni IVA).

•  Aggiornamento di tutti i registri interessati da ogni transazione.

•  Trasferimenti inter-bancari.

•  Addebito automatico delle spese per cassa sulle commesse.

•  Riconciliazione bancaria.

Metodi di accesso al sistema

Paprika è disponibile in modalità cloud con accesso 24/7 oppure attraverso installazione locale. Come web tool Paprika risulta accessibile via Internet da qualsiasi sede. Sono inoltre disponibili delle app di consultazione/caricamento dati per iPhone.

Interfacce flessibili

Reportistica e proiezioni

Come spiegato in precedenza, in quanto sistema integrato Paprika può offrire dati completi ed interconnessi dalla gestione commessa alla contabilità, a livello di singole società o gruppi di societari.

Come sistema di gestione commesse e contabilità, Paprika può generare report storici ed informazioni attuali.

Negli ultimi anni abbiamo anche sviluppato una serie di strumenti che forniscono dati per previsioni future, quali pianificazione risorse, proiezioni di fatturato e di ricavi. I nostri clienti valorizzano fortemente queste funzionalità per il loro apporto nella gestione quotidiana e strategica del loro business.       

 

Flessibilità di crescita

Paprika viene offerto con un modello di licenza che consente alla maggior parte dello staff di utilizzare licenze condivise pur mantenendo identità distinte a fini del controllo. Questo modello di licenza diviene progressivamente più economico all’aumentare degli utenti permettendo all’agenzia un ampio margine di crescita senza aumenti di investimento nel tempo.

 

Formazione del personale non amministrativo

Siamo pienamente coscienti che l'utilizzo di qualsiasi ERP non significa soltanto conoscere il pulsante da premere. È anche necessario comprendere le dinamiche sottostanti, il significato dei dati e dei termini utilizzati. Con Paprika è possibile configurare i processi e cambiare la terminologia del sistema per rispecchiare la vostra cultura aziendale; è importante per noi fornire un'adeguata formazione al personale non amministrativo, in modo da consentire a tutta l'organizzazione di abbracciare i principi aziendali che la direzione desidera trasmettere.

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