September 20, 2021 • News
Tras más de quince años colaborando mano a mano con algunas de las más prestigiosas agencias españolas y abordando el uso de las hojas de tiempo, Mathieu Dubois, Country Manager de Paprika en España, recopila los argumentos más utilizados por los directivos de agencias, que expresan dos tipos de opiniones totalmente opuestas: unos las consideran absolutamente imprescindibles, y otros, sin embargo, se niegan tajantemente a implantarlas.
[Mathieu Dubois]: Es el asunto que levanta más pasiones a la hora de definir las prestaciones de un sistema de gestión como Paprika: “¿Implantamos un sistema de hojas de tiempo, o no?”. Lo cierto es que la respuesta suele ser blanco o negro: es un SÍ o un NO rotundo.
Detallo a continuación los argumentos más comunes de ambas escuelas, a los cuales aportaré algunas aclaraciones y una conclusión final.
Los directivos a favor de las hojas de tiempo expresan las siguientes necesidades:
Controlar el tiempo real que se dedica a cada proyecto
[MD]: Responde a la necesidad de controlar la desviación entre horas presupuestadas vs. las horas reales, sobre todo para aquellas agencias cuyos honorarios se presupuestan por horas / persona.
Conocer el coste real de cada proyecto
[MD]: El objetivo es incluir el coste/hora en el cálculo del margen, con el fin de tomar ciertas decisiones, como puede ser la asignación de ciertas categorías profesionales menos costosas a determinados tipos de proyectos, potenciar los servicios más rentables o limitar los que no lo son, etc.
Valorar la dedicación a los proyectos de Honorarios o Fee mensuales
[MD]: El motivo principal es controlar que los FEE no se conviertan en “grifos abiertos” y contar con los datos que ofrecen las hojas de tiempo en el momento de negociar su renovación.
Monitorizar la productividad de los departamentos de la agencia y la naturaleza de su dedicación
[MD]: Es el conocido como “Time Utilisation” (porcentaje de horas dedicadas a proyectos facturables y análisis de las categorías de proyectos que requieren incurrir en un mayor número de horas). Permite aportar respuestas a preguntas como: ¿Dónde se nos van las horas no facturables? ¿Podemos dedicar recursos a proyectos pro-bono?, etc.
Los directivos en contra de las hojas de tiempo, en cambio, ponen en manifiesto los siguientes aspectos negativos:
Provoca desconfianza por parte del personal de la agencia
[MD]: Se refieren, normalmente, al hecho de que los empleados se sienten observados y obligados a justificar sus horas diarias de trabajo. Además, suele generar el debate complejo de las horas extras.
Desconfianza en la veracidad de la información que proporcionan las hojas de tiempo
[MD]: Parten de la premisa de que la veracidad de la información introducida dependerá de la buena fe de la persona que la introduce.
No lo necesitamos para saber qué clientes dan pérdidas o ganancias
[MD]: Argumentan que se sabe exactamente qué cliente hace uso abusivo del personal de la agencia y que tener el detalle de las horas no aportaría mucha más información y, lo más importante, no solucionaría el problema con el cliente.
Transmite una imagen trastocada de cómo se valoran las horas en la agencia
[MD]: Temen transmitir a los empleados que la agencia valora más la rapidez de la ejecución que la calidad o la creatividad del trabajo.
Como conclusión personal, aportaría que nadie niega el valor de la información que proporcionan las hojas de tiempo. Es lógico, ¿a quién no le va a interesar conocer el esfuerzo que ha supuesto entregar un proyecto? Sobra decir, por ejemplo, que tener ese dato facilita la planificación, ayuda a que todos los involucrados tengan consciencia de la cantidad de recursos que requieren ciertas actividades y fomenta un aprendizaje constante sobre la relación “valor del trabajo entregado al cliente vs. la facturación vs. la inversión en RRHH”. En definitiva, es un dato crucial para la toma de decisiones.
En un sector donde el cliente valora cada vez más el trabajo entregado por la agencia y menos la cantidad de horas implicadas, ¿debería una agencia renunciar a un dato que tanto valor le aporta, sobre todo ahora que el trabajo en remoto está cada vez más extendido? Creo que no, y que simplemente reside en definir más adecuadamente los motivos y objetivos de usar las hojas de tiempo, con una única meta: convencer a los trabajadores de que la actividad diaria de registrar horas es verdaderamente ÚTIL, tanto para ellos como para la agencia.
