Bonne année à tous ! Nouveaux départs, nouveaux défis, bonnes résolutions, bla, bla, bla !
Soyons honnêtes, c'est la même chose chaque année. Un tas de promesses, une TO DO liste de toutes les choses que vous voulez réaliser d'ici la fin de l'année et que se passe-t-il ? Vous avez abandonné à la mi-février (ou peut-être est-ce déjà le cas ? Nous ne vous en voulons pas…)
Les premiers jours de retour au travail peuvent-être difficile. La boite mail pleine à craquer, les guirlandes de noël toujours suspendues au plafond, vos collègues vous offre un reste de boites de chocolat auquel vous tentez de résister...
Vous avez commencé l’année avec de bonnes intentions. En tant que propriétaire d'agence, vous êtes celui qui doit rester motivé et maintenir la dynamique d'équipe, car c'est vers vous qu'ils se tournent pour obtenir des conseils. Le problème, c’est que vous êtes déjà débordé.
N'ayez crainte, nous sommes là pour garder votre agence sur la bonne voie, vous aider à rester concentré et motivé jusqu'en 2024. Retroussez vos manches, voici quelques conseils :
1. Prenez le temps
Nous savons que c'est plus facile à dire qu'à faire lorsque tout le monde veut votre attention, que le téléphone n'arrête pas de sonner et que votre boite mail est remplie de messages non-lus. Il suffit de déconnecter. Prévoyez une heure de votre journée, inscrivez-la dans votre calendrier, mettez vos écouteurs et placez une pancarte sur votre bureau indiquant « Ne pas déranger ». C'est votre heure sacrée pour faire avancer les choses, les distractions vous ralentiront et vous feront perdre votre concentration, il n'y a rien de pire que d'être dans un bon flux et tout à coup ce bruit de ping ennuyeux brise votre concentration, il est difficile de se remettre sur la bonne voie. Gagnez du temps et faites-en plus.
2. Créez une TO DO liste
Vous l'avez peut-être déjà fait, si ce n'est pas le cas, c'est votre chance. Avoir une liste de choses à faire est le meilleur moyen de gagner du temps et de rationaliser votre flux de travail. Vous ne perdez pas de temps à chercher quoi faire ensuite ou à ne pas savoir à quel stade se trouve un projet. Vous êtes plus susceptible de terminer une tâche si elle est écrite plutôt que de mémoire. Notez vos buts, objectifs et buts pour le reste de l'année, qu'espérez-vous atteindre.
3. Une pièce à la fois
Maintenant que vous avez votre liste de choses à faire, il est temps de vous organiser. Les agences ont pour réputation d'être mal organisées, il est temps de changer cela. Mettez en place des délais pour votre TO DO liste, ainsi vous serez plus susceptible de les terminer plutôt que de continuer à les reporter.
Lorsque vous avez une liste de choses à faire interminables, cela peut être un peu décourageant. Hiérarchisez votre liste de tâches en fonction :
- Des délais les plus proches
- Quels projets sont des gains rapides ? Quelles tâches vont faire avancer des projets plus rapidement ?
- Quels projets demandent plus de temps, retiennent d'autres personnes de votre équipe dans leur travail ?
- Ce travail peut-il être délégué ?
- Quelles tâches vous ne pouvez pas continuer parce que vous attendez un retour d'autres personnes ?
- Quelles tâches sont importantes, mais pas urgentes.
Rappelez-vous comment Johnny Cash a obtenu sa Cadillac? Une pièce à la fois.
4. Planifiez
Winston Churchill a dit : "Celui qui ne planifie pas, planifie d'échouer." Comment savez-vous où vous diriger sans plan d’action ? Avoir un plan vous aidera à identifier et à surmonter les blocages potentiels avant qu'ils ne surviennent. Partagez votre plan avec le reste de votre équipe, cela leur permet de s'organiser et d'aligner leurs tâches sur les vôtres.
5. Collaborez
La collaboration peut aider à faire avancer une idée ou résoudre un problème. Nous nous heurtons tous à un mur de briques de temps en temps, étant un peu bloqués sur ce qu'il faut faire ensuite. Faites rebondir les idées d'autres personnes, utilisez-les comme caisses de résonance pour vous sortir de votre routine créative. Apporter un regard neuf sur un projet pourrait lui apporter une toute nouvelle perspective.
6. Investissez dans la technologie
Il existe de nombreux outils conçus pour vous aider (peut-être même trop ?). Investir du temps et de l'argent dans la bonne technologie peut vous aider à devenir plus productif et efficace dans votre journée de travail, comme les systèmes de gestion de projet qui permettent de suivre les projets en temps réel. Chez Paprika, nous avons développé depuis plus de 40 ans un logiciel de gestion d'agence « tout-en-un » spécialisé pour le secteur de la communication car nous savons à quel point il est important pour une agence de suivre ses projets, budgets, et de livrer le travail dans les délais.
7. Faites une pause
Ce n'est pas parce que vous avez pris du temps pendant la période des fêtes que vous devez vous enchaîner à votre bureau juste pour vous rattraper. Prendre des pauses régulières loin de votre écran peut vous aider à vous vider l'esprit, à reposer vos yeux et à étirer vos muscles. Alors, après avoir lu ce blog, allez-vous chercher une tasse de thé, allez-y, vous le méritez. Rappelez-vous que la procrastination n'est pas un gros mot, tant que vous ne le faites pas toute la journée.
8. Célébrez les petites victoires
Cela peut devenir assez monotone de parcourir votre liste de choses à faire, jour après jour, en cochant les cases au fur et à mesure sans vous récompenser. Il est important de célébrer les petites victoires, elles nous motivent, sachant que vous et votre équipe avez réalisé quelque chose, peu importe la taille, cela peut vraiment aider.
Logiciel de gestion d'agence Paprika
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