March 20, 2023 • News
Voici ce qu'il faut retenir de la conférence Stratégies x Paprika Software du mois dernier à Paris
Vous étiez nombreux lors de notre conférence du mois dernier à partager vos inquiétudes et incertitudes pour les mois à venir. Et vous avez raison !
Nous nous dirigeons vers une période économique plus difficile et les agences créatives ne seront pas épargnées ni en 2023, ni en 2024.
À peine sortie de la crise sanitaire, voilà qu’une crise inflationniste, énergétique, sociale et géopolitique vient à nouveau semer le trouble. Les clients resserrent les budgets, hésitent à valider de nouveaux projets et ne s'engagent plus à long terme.
« Ça va swinger ! » nous confirmait notre invité Vincent Reynaud-Lacroze, DG de l’agence We Are Social. Et ça swing déjà depuis pas mal de temps... « C’est un peu un sentiment de crise permanente. »
Alors que l'horizon s'assombrit à nouveau, quelles sont les dangers et les bonnes pratiques pour garder le cap de son agence ?
Les tempêtes peuvent en fait être plutôt productives pour certaines agences tant qu’elles s’adaptent avec agilité et font preuve d’innovation.
« Il ne faut pas oublier l’extraordinaire capacité de résilience dont ont fait preuve les agences créatives ces dernières années. Les agences ont su montrer qu’elles savaient s’adapter, et revoir leur modèle. Nous avons tiré des enseignements, gagné en agilité, développé de nouvelles méthodes de travail, repensé entièrement nos organisations pour traverser ces tempêtes. » nous confiait Vincent.
Inspirons-nous de cette période !
Nous en retiendrons 3 choses importantes :
1. L’énergie collective est une force
La cohésion de votre équipe reste plus que jamais indispensable. En tant que leader, assurez-vous de créer un lien et une forte dynamique autour de votre équipe. Resserrez les liens avec vos collaborateurs, pilotez les difficultés ensemble.
« La participation des collaborateurs à la transformation de l’entreprise est le secret pour une bonne acceptation des projets, quels qu’ils soient. » recommande Xavier Possimat, Directeur Contrôle de Gestion chez Dragon Rouge.
2. Stratégie vs Action : le combo gagnant
En temps normal, la stratégie vient avant les actions. Mais en gestion de crise, les deux se croisent et vous devez allier stratégie à long terme et actions courtes en même temps.
3. Une communication efficace est au cœur de tout ce que nous faisons
Nous sommes dans des métiers de communication et pourtant nous sommes les premiers à oublier parfois de communiquer. Le succès de votre agence repose sur des relations solides avec vos clients et vos équipes. Soyez transparent sur votre agence, ses valeurs, sa différence. En interne, communiquez avec vos équipes sur la stratégie à mener.
Dans la tempête, la première des choses reste d’avoir une bonne vue de l’état de son navire. Il faut donc bien revoir ses processus afin de les optimiser.
Commencez par dresser un bilan de ce qui peut être amélioré à tous les niveaux de l’entreprise.
« On observe encore beaucoup d’erreurs dans les processus du fait de la multiplication des outils. Ces erreurs sont : d’une part source de perte d’argent, avec des écarts entre ce qui a été budgété, travaillé et ce qui est facturé. Mais elles sont aussi source de tension dans les équipes qui manquent de visibilité et de communication. » indique Adeline Dura, Country Manager chez Paprika Software.
Impliquez vos collaborateurs dans l’implémentation de nouveaux processus vous aidera dans la conduite du changement. Cela vous permettra de créer des processus plus coopératifs qui renforceront la cohésion d’équipe et garantira une adhésion collective au changement.
La clé du leadership est d'agir. Un leader est quelqu'un qui sait ce qui doit être fait, puis se lève et le fait. En tant que bon leader, vous devez avoir une visibilité de vos performances en temps réel. Elle est indispensable pour bien prioriser les actions.
« Un bon outil de planification et de suivi des heures est essentiel pour augmenter la productivité et les profits de son agence. Même s’il doit rester souple pour les métiers créatifs. Assurez-vous de centraliser l’information au sein de l’agence pour avoir une vision immédiate et précise de vos ressources et de vos performances en temps réel. » recommande Adeline.
Grâce à des outils adaptés, comme Paprika, vous pouvez piloter votre agence à partir d’une seule plateforme. Cela vous permet de mieux gérer vos ressources, le suivi des feuilles de temps et de la facturation, mais aussi de fluidifier l’information entre les services.
« C’est vital pour les opérationnels qui ont besoins d’avoir des outils de pilotage pour comprendre la vie de leur projet : Ai-je les ressources adaptées pour livrer les projets à temps ? Quelle phase est rentable ? Est-ce que je passe trop de temps sur certaines tâches ? Pour agir rapidement et prendre des décisions vous devez avoir une bonne sensibilité financière, mais aussi une bonne connaissance des impératifs de chaque métier, pour convenablement répartir la charge de travail et bien mesurer la rentabilité. » conseille Xavier.
En gestion de projet, il est très important de déterminer la rentabilité potentielle de vos projets afin de décider si un projet vaut la peine ou non d'être réalisé (en termes de temps, d'efforts et de ressources allouées).
Connaitre sa rentabilité est aussi essentiel pour accélérer votre croissance, car elle permet de donner la priorité aux projets les plus rentables. Certaines agences peuvent entreprendre des projets à faibles marges bénéficiaires ce qui peut avoir un impact sur leur santé financière globale.
Quel est le bon calcul pour mesurer sa rentabilité ?
« La masse salariale globale doit couvrir 60 % de la marge brute. Qu’elle soit par client ou par projet, un suivi régulier/hebdomadaire de ses revenus permet de bien comprendre son pipeline commercial et ce qui vient dans les 3 prochains mois est essentiel. Utiliser un outil de gestion d’agence robuste comme Paprika donne beaucoup d’indications sur la marge. On peut rapidement comprendre la rentabilité d’un projet (le prix de revient vs le prix de vente, le temps passé vs vendu, etc…) pour ainsi prendre de meilleures décisions et avoir des leviers de négociations pour les futurs projets. » préconise Xavier.
« En période d’inflation il y trois choses importantes : le prix, le prix et le prix. » poursuit Nick Tomlinson, CEO de Paprika Software
La hausse de l'inflation telle qu’on la vit est un phénomène que les entreprises n'ont pas connu depuis près de quarante ans. De nombreuses agences ont pour habitude d’accorder facilement des réductions, mais dans l'environnement actuel, vous devez plus que jamais vendre de la valeur.
L’augmentation des prix peut aussi se faire par étapes, vous permettant ainsi de tester la réaction de votre clientèle. C’est mieux que d’augmenter ses prix drastiquement du jour au lendemain car vous ne pouvez plus absorber les coûts.
« Nous sommes face à des métiers qui se complexifient. Nous devons répondre à des sujets de plus en plus complexes où différentes expertises sont sollicitées sur les projets. Il faut absorber la montée en charge. » indique Vincent.
Nous avons besoin de construire un brillant banc de freelances. Et pendant les périodes difficiles vous avez besoin de ces freelances pour assurer un supplément de flexibilité.
Quel est le bon ratio staff permanent vs freelances ?
« Le ratio idéal est de 80% pour le staff permanent et 20% de freelances. » recommande Xavier
- L'incertitude des revenus est une certitude.
« Notre objectif principal aujourd’hui c’est le cash, la trésorerie. Il faut s’assurer d’avoir les ressources adaptées pour délivrer les projets à temps chez nos clients, puis il y a ce soucis permanent de gérer la trésorerie, la rentrée d’argent. C’est primordial. Quand le cash est dans la banque tout va bien. Pour moi l’outil est primordial. Il fait partie aujourd’hui de la vie d’agence et de la bonne gestion de l’entreprise. » nous confiait Xavier.
- Cibler les secteurs qui prospérèrent, ils sont accélérateurs de croissance.
Soyez super sélectif avec les nouvelles affaires : Est-ce le bon type de client ? Avec le bon type de culture ? et le bon type d'attentes ? ont-ils le bon type de budget ? Examinez la valeur que vous en retirez avant d'aller plus loin.
N'ayez pas comme état d'esprit : où puis-je trouver de l'argent où puis-je trouver des budgets ?
Pensez plutôt : où y a-t-il un problème que je peux résoudre ? Où puis-je ajouter de la valeur à ce client, où puis-je aider à accélérer une opportunité de croissance ? Recherchez des projets où vous pouvez ajouter de la valeur.
- Gare aux compétitions !
Savez-vous combien de temps vous passez à pitcher sur de nouvelles affaires ? Il est important pour vous de connaitre l’investissement en temps et en ressources humaines que vous dédiez aux compétitions. Sachez dire non quand les projets sont trop risqués. A la place, pourquoi ne dépensez-vous pas plus de temps sur vos clients existants ?
Conservez et augmentez les revenus des clients existants est inévitablement votre bouée de sauvetage.
« On peut être extrêmement performant avec une bonne fertilisation. » indique Xavier.
Vos clients cherchent des pensées nouvelles, de l’innovation. Ils veulent de l'efficacité. Soyez proactif, partagez vos idées, apportez votre énergie.
En tant qu'agences nous devons fournir des résultats et nous devons aussi les montrer. Informez vos clients sur l'avancée des projets ainsi que sur les résultats que vous délivrez. Si vous rencontrez des difficultés, partagez-les avec eux pour éviter qu'ils ne les découvrent au dernier moment. Les clients adorent qu'on fasse le point régulièrement avec eux. Encouragez la relation avec vos clients, invitez-les à boire un café ou à prendre un déjeuner pour rester au courant des dernières évolutions de l'entreprise.
