July 04, 2023 • News
Hotwire est une agence internationale de conseil en communication spécialisée dans les nouvelles technologies.
Fondée en 2000, l’agence opère auprès d’un réseau mondial de bureaux et de partenaires à part entière au service d'un éventail de clients allant d’entreprises en croissance jusqu’aux multinationales établies.
Geoffroy, peux-tu nous en dire plus sur ta mission au sein du groupe Hotwire Global ?
J'ai rejoint Hotwire en tant que Financial Controller France en 2018 et été promu au poste de Finance Director en 2019. J'ai par la suite pris en charge la gestion financière de notre bureau italien en 2020 et lorsque le groupe a émis le souhait de constituer une entité dédiée à l'Europe continentale, j'ai tout de suite fait part de mon intérêt pour participer à cette aventure et je suis ravi d'appliquer notre vision du « travailler ensemble » dans 2 nouveaux pays : l'Allemagne et l'Espagne.
« Ma mission est de rassembler les 4 pays dans lesquels nous opérons directement en Europe Continentale et de créer des synergies afin, bien sûr, d'optimiser la performance mais aussi de proposer à nos clients et prospects européens une offre qui répond à leurs attentes business et une expérience client optimisée. »
" The best agency you'll ever work with "
C’est notre crédo, et je me charge d'appliquer cette vision au quotidien dans l'ensemble des process financiers de l'agence au niveau européen.
En toute honnêteté : I love my job! Bien sûr il y a des contraintes mais ce que j'aime particulièrement c'est que tout peut arriver à tout instant, et surtout quand on s'y attend le moins ! J'aime aussi travailler à un rythme soutenu et participer à l'effort de New business qui est quasi permanent en agence.
Cela fait déjà 5 ans que tu as implémenté Paprika chez Hotwire France. Pourquoi as-tu choisi Paprika ?
Absolument ! J'ai rejoint Hotwire en mai 2018 et j'ai constaté que le logiciel comptable utilisé n'était pas à la hauteur des besoins d’une entreprise en croissance telle que la nôtre. Je me suis donc renseigné sur les logiciels utilisés au UK et aux US, nos plus gros marchés. On m'a alors présenté Paprika et j'ai pris la décision de mettre en place cette solution dès le 1er Juillet dans le bureau français. On ne va pas se mentir, de la sueur et des larmes ont été versées mais aujourd’hui, je dispose d'un outil de pilotage de l'activité très performant.
« Aujourd’hui, je dispose d'un outil de pilotage de l'activité très performant. Si je devais comparer, je définirai l'outil à mon arrivée comme un téléphone à cadran et l'outil dont je dispose aujourd’hui comme le dernier smartphone. »
Tu as contribué à la mise en place de Paprika dans plusieurs pays. En France, en Espagne, en Italie puis en Allemagne... Travaillez-vous tous de la même façon ?
De manière générale, oui, nous travaillons tous de la même façon. Nous y sommes en partie obligés car notre société fait partie d'un groupe coté en bourse et nos procédures sont strictes.
" Le challenge est de trouver l'équilibre entre procédures groupes et règles locales, notamment relatives à la facturation électronique en Italie, les notes de frais en Allemagne, les diverses déclarations fiscales en France et l'enregistrement du temps passé par les équipes en Espagne. Ces points sont très spécifiques aux localités et obéissent à des règles strictes. Notre logiciel Paprika nous permet de les adresser de manière efficace, tout en respectant les règles. "
S'agissant de l'implémentation dans les pays, cela s’est globalement bien passé, d'autant plus que je disposais de mon expérience en France.
Bien sûr il y a du travail, mais la procédure d'implémentation est très claire, les équipes sont disponibles et efficaces. Chaque implémentation a été faite dans les délais impartis, notamment grâce à une coordination au cordeau chez les équipes techniques de Paprika.
Comment Paprika vous aide au quotidien ?
« La budgétisation des projets est très efficace. Elle permet une vision globale des dépenses, des ressources et des revenus affectés à chaque projet ainsi qu’une analyse précise du profit. Par ailleurs, Paprika a été un allié de taille lors de la pandémie. »
Aujourd’hui, je suis fier de dire que 99% des opérations comptables, financières, fiscales et légales sont dématérialisées chez Hotwire France. D’ailleurs, je sais que Paprika sera prêt pour la mise en place de la facturation électronique en France, obligatoire dès juillet 2024, car cette fonctionnalité existe déjà en Italie.
Grace à Paprika, nous avons un meilleur contrôle de gestion par projet et avons pu dématérialiser nos opérations.
Comment utilisez-vous le logiciel avec vos équipes ?
Nous utilisons tous Paprika au quotidien. Toute la comptabilité est gérée sur Paprika, et les documents contractuels et financiers y sont sauvegardés. Nos équipes y renseignent le temps passé à servir nos clients et l’analyse de la rentabilité de nos opérations est disponible en temps réel.
L’outil de Planification de Ressources est une fonctionnalité très utilisée par Hotwire. Pourquoi est-elle si importante pour vous ?
S'il ne devait y' avoir qu'une fonctionnalité de Paprika à retenir, ce serait celle-ci !
« En agence, il est primordial d'avoir une vision claire et exhaustive des ressources disponibles à l'instant T, c'est ce que Paprika nous permet. C'est indispensable pour considérer la charge de travail des équipes de manière exhaustive. Cela évite un certain nombre de tensions croyez-moi ! »
Aujourd’hui, d'après notre dernier sondage de satisfaction des employés chez Hotwire France, 92% de notre staff est heureux au travail et c’est en partie grâce à Paprika et son outil « Strategic Time Planner ».
Geoffroy Roux, Finance Director Continental Europe - Hotwire Global
