Les gémissements résonnent dans toute l'agence… C'est le bruit frustré et la réponse courante à "Avez-vous rempli votre feuille de temps ?"
Les feuilles de temps sont depuis longtemps un élément de base dans le monde des agences, servant de moyen de suivre le temps passé sur les projets et de déterminer le montant à facturer aux clients. Cependant, certains pourraient dire qu'il est en fait plus facile de parler à un mur que de demander à votre équipe de remplir systématiquement leurs feuilles de temps.
Beaucoup affirment que les feuilles de temps ressemblent un peu à un « Big Brother », suivant chaque instant de chaque journée de travail, y compris chaque tasse de thé, chaque voyage aux toilettes et les conversations extra-longues avec des collègues qui sont toutes placées sous "Admin".
Comment définir une limite de temps lorsqu’il s’agit d’un travail créatif ? La qualité du travail que vous livrez à votre client est surement plus importante que le temps qui y a été consacré. Cela fait partie des raisons pour lesquelles les agences tournent le dos aux feuilles de temps et optent pour une nouvelle approche en matière de tarification de leurs services et de mesure de la productivité.
Alors, quelle est la pertinence et l'efficacité des feuilles de temps ? La tarification basée sur la valeur peut-elle vraiment éliminer le besoin de remplir les feuilles de temps ? Nous posons la question : les feuilles de temps sont-elles dépassées ?
Un monde sans feuilles de temps
J'entends déjà le bruit des chefs de projet et des comptables, respirant dans un sac en papier à la seule idée de ne plus avoir de feuilles de temps. « Comment pouvons-nous mesurer la productivité ? », « Comment saurons-nous combien facturer les projets ? » "Comment pouvons-nous fournir aux clients des échéanciers réalistes ?"
Pour être honnête, ce sont de très bons arguments. Les feuilles de temps ne sont pas là pour « fliquer ». Elles sont là pour aider les agences à mieux comprendre leur performance. Il ne s'agit pas d'une évaluation individuelle mais de l'évaluation globale du travail fourni par l’agence. Enregistrer les heures de travail permet d’avoir une idée des délais de livraison des projets et du montant à facturer afin que votre agence puisse devenir rentable. Cela vous permet également de savoir quels sont les clients qui prennent le plus de votre temps avec leurs questions sans fin.
Ces informations fournissent un suivi détaillé de la répartition du temps entre les différents projets et aident les agences à mieux comprendre l'utilisation des ressources et la facturation des clients.
Les feuilles de temps permettent une facturation précise et fournissent une base pour la prise de décision basée sur les données et l'analyse des performances.
Les feuilles de temps ont-elles fait leur temps ?
Depuis l'aube des feuilles de temps, les gens se sont plaints de les remplir. Les critiques affirment qu’elles peuvent être longues, chronophages et, par inadvertance, encourager à se concentrer sur les heures facturables plutôt que de fournir un travail client exceptionnel. David Trott, directeur créatif, rédacteur, auteur et gourou de la publicité a déclaré récemment dans un tweet :
"Donc, je travaille sur le problème du client pendant 3 jours et je ne peux rien trouver de génial. Mais ils paient à la journée. Alors, j'arrête de travailler, je les facture pendant 3 jours et nous diffusons des annonces moyennes. Est-ce comment fonctionnent les feuilles de temps ? Est-ce pour cela que le client est venu me voir ? »
David met l'accent sur la priorisation de la créativité dans le temps et la valeur du travail étant plus importante que le temps qui y est consacré. Peut-être que les agences devraient changer leur état d'esprit et s’orienter vers la création de valeur et la tarification basée sur les résultats. En éliminant les feuilles de temps, les agences peuvent favoriser un environnement plus collaboratif et flexible, permettant aux équipes de se concentrer sur la réalisation d'un travail exceptionnel plutôt que sur le suivi de chaque minute.
Saisie des heures et créativité
La créativité ne devrait pas limitée à un temps donné. Les idées viennent en masse quand on s'y attend le moins, et elles s'épanouissent lorsqu'on leur donne l'espace pour explorer, expérimenter et itérer. Les agences qui s'appuient sur des feuilles de temps alloueront un temps spécifique pour les séances de « brainstorming », et la meilleure idée qui émergera sera proposée au client. Cependant, est-ce la meilleure idée ? Avec plus de temps, cette idée pourrait-elle être développée davantage en quelque chose de vraiment unique ? Mais alors qui paierait ce temps supplémentaire, le client ou l'agence ?
Fixer un prix ou une limite de temps à la créativité risque d'étouffer l'innovation et de compromettre la qualité du travail produit. Il est crucial de trouver un équilibre entre la reconnaissance de la valeur de la créativité et la juste rémunération des efforts de l'agence.
La tarification basée sur la valeur : une stratégie en vogue
La tarification à la valeur, une approche alternative à la facturation, a gagné du terrain ces dernières années. Au lieu de baser les honoraires uniquement sur les heures travaillées, cette stratégie de tarification fixe donc les prix en fonction de la valeur perçue d'un produit ou d'un service, plutôt que du coût du produit ou des prix concurrentiels. Elle prend aussi en compte des facteurs tels que l'expertise, les résultats obtenus et l'impact sur l'activité du client.
La tarification basée sur la valeur reconnaît que la valeur du travail créatif ne peut pas être mesurée uniquement par le temps investi. Ce modèle repose aussi sur la réputation de votre agence, la qualité du travail et les idées créatives produites. De plus, vous devez savoir combien facturer pour couvrir les coûts de fonctionnement de votre agence et, plus important encore, réaliser un profit.
Trouver le bon équilibre entre la précision et la flexibilité
Bien que les feuilles de temps ne soient pas le seul indicateur de valeur, elles peuvent toujours fournir des informations précieuses lorsqu'elles sont utilisées avec d'autres mesures. Les agences peuvent explorer des modèles hybrides qui combinent des éléments de tarification basés sur la valeur tout en incorporant un suivi sélectif du temps à des fins spécifiques, telles que pour la planification des ressources, l'établissement des coûts de projet ou l'analyse des performances internes. Cette approche permet les avantages de la tarification basée sur la valeur tout en conservant les avantages du suivi du temps pour certains aspects des opérations de l'agence. Ironiquement, cela prend du temps s'il n'y a pas de données précédentes sur lesquelles travailler.
La gestion du temps reste essentielle en management de projet
Aimez-les ou détestez-les, les feuilles de temps ne vont nulle part de sitôt. Le débat autour de la pertinence des feuilles de temps dans le monde des agences est loin d'être tranché. Bien que la tarification basée sur la valeur offre une alternative convaincante, il est essentiel de tenir compte de la dynamique unique de chaque agence et de chaque engagement client. Le défi consiste à trouver un équilibre entre le besoin d'une rémunération équitable, la reconnaissance de la valeur de la créativité et les exigences pratiques des opérations de l'agence. En fin de compte, les agences doivent adopter une approche de tarification et de suivi du temps qui s'aligne sur leurs valeurs, leur modèle commercial et les besoins de leurs clients pour assurer un succès durable dans un secteur en constante évolution. Alors, dans cet esprit, n'oubliez pas de remplir votre feuille de temps !
Nous sommes Paprika
Paprika est plus qu'un outil de gestion de projet ; c'est plus qu'un logiciel de comptabilité ; c'est plus qu'un système de feuille de temps, et il offre plus qu'une simple estimation des coûts des projets.
Paprika est un système de gestion d'agence tout-en-un et polyvalent qui a été conçu pour répondre aux exigences des entreprises créatives. Ce n'est pas juste une autre solution prête à l'emploi. Il vous permet d'abandonner les multiples outils et de rassembler toutes les fonctionnalités dont votre équipe a besoin dans un hub centralisé, garantissant que tout le monde dans l'agence est sur la même longueur d'onde et se dirige dans la bonne direction.
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Les heures planifiées s'affichent aussi dans les feuilles de temps pour chaque collaborateur et permettent de rentrer les heures réelles travaillées depuis les heures planifiées.
Les congés ou vacances apparaissent directement dans votre feuille de temps et dans le calendrier de l'agence.
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