Le temps, c'est de l'argent, et en tant qu'agence, vous ne pouvez vous permettre de gaspiller ni l'un ni l'autre. Dans ce monde rapide où chaque minute peut se traduire directement en revenus, les agences doivent être vigilantes et s'assurer qu'elles tirent le meilleur parti du temps de leur équipe.
Pour maximiser l'efficacité et optimiser les résultats financiers, il est crucial de comprendre et de gérer judicieusement deux métriques clés: le taux d'utilisation et le taux de récupération.
Les heures facturables représentent le temps investi sur des projets ou des comptes clients, directement génératrices de revenus pour votre agence.
Les heures non facturables comprennent les activités essentielles mais non directement facturables aux clients, telles que les réunions internes, la formation, les tâches administratives, etc.
Il représente le pourcentage de temps que votre équipe consacre à des activités facturables par rapport au nombre total d'heures disponibles.
Il permet ainsi de connaître le temps que quelqu'un passe réellement sur un travail que vous pouvez facturer par rapport à un travail que vous ne pouvez pas (comme des projets internes ou de nouveaux pitchs).
Par exemple, si votre équipe travaille 40 heures par semaine, avec 20 heures consacrées aux projets clients (heures facturables) et les 20 heures restantes aux réunions, projets internes ou tâches non facturables, votre taux d'utilisation serait de 50% (20 heures facturables / 40 heures totales).
Supposons que vous ayez facturé ces 20 heures facturables à votre client, mais en raison de révisions par le client, d'un élargissement du périmètre ou de paiements tardifs, vous ne recevez de paiement que pour 16 heures. Votre taux de récupération serait de 80% (16 heures collectées / 20 heures facturées).
Pour trouver le taux d'utilisation de votre agence ou le taux de récupération d'un projet, utilisez les calculs suivants :
Calcul du Taux d'Utilisation = (heures facturables / heures travaillées) x 100
Si l'on reprend l'exemple ci dessus, le Taux d'utilisation est = (20 heures facturables / 40 heures totales) x 100 = 50%
Cela signifie que l'équipe passe la moitié de son temps sur des tâches administratives et l'autre moitié sur les projets clients.
Calcul du Taux de Récupération = (revenus collectés / heures facturées) x 100
Dans notre exemple, l'équipe a facturé le client pour 20 heures mais elle ne reçoit de paiement que pour 16 heures = (16 heures collectées / 20 heures facturées) x 100 = 80%
Cela donne un taux de récupérationt de 80%, ce qui signifie que 20% du temps et des revenus sont perdus.
Une bonne règle générale en agence est une répartition 80/20.
Pour le taux d'utilisation, il est généralement recommendé un ratio de 80% pour le temps facturable et de 20% pour le non facturable. De même pour le taux de récupération, un ratio de 80% facturé vs 20% perdu est un bon repère.
Gardez à l'esprit que ce ratio pourrait ne pas s'appliquer aux membres seniors ou aux cadres dirigeants d'une agence, car une grande partie de leur temps est consacrée à des tâches non facturables, au travail d'agence plutôt qu'au travail lié aux clients.
Les taux de récupération peuvent varier considérablement en fonction du secteur de l'agence et du type de projet. Par exemple, une agence basée sur des projets peut avoir un taux de récupération plus élevé (proche de 80%) par rapport à une agence avec des clients sous contrat Retainer/Forfait ou Régie où le taux de récupération peut être plus constant.
Idéalement, votre taux de récupération devrait être aussi proche que possible de 100% si vous avez correctement estimé le projet. En réalité, il sera plus bas, mais s'il est significativement inférieur à 80%, cela indique des problèmes potentiels.
En fin de compte, les taux d'utilisation et le taux de récupération impactent directement votre résultat net et doivent être des indicateurs suivis. Si le temps non facturable de votre équipe empiète sur son temps facturable ou si vous ne parvenez pas à estimer correctement le nombre d'heures facturables nécessaires pour terminer le projet, cela affectera vos marges bénéficiaires.
Voici quelques raisons supplémentaires pour lesquelles le suivi du taux d'utilisation et du taux du récupération peut aider à la performance de votre agence :
Identifier les goulots d'étranglement et optimiser les flux de travail: Les choses prennent-elles plus de temps que prévu ? Les erreurs se répètent-elles, ajoutant ainsi du temps supplémentaire ? Si c'est le cas, vos taux d'utilisation et de récupération peuvent agir comme un outil de diagnostic, révélant où les heures facturables sont perdues. Les membres de l'équipe sont-ils submergés par les tâches administratives ? Les réunions sont-elles excessives ou improductives ? En analysant les données d'utilisation, vous pouvez identifier des domaines à rationaliser, déléguer les tâches plus efficacement et libérer un temps précieux pour les activités facturables.
Prendre des décisions d'allocation de ressources basées sur des données: Les décisions en matière de personnel sont cruciales pour toute agence. Les taux d'utilisation fournissent des informations précieuses sur la capacité de votre équipe. Votre équipe actuelle peut-elle gérer la charge de travail efficacement ou êtes-vous en train de surcharger les ressources ? Ces données vous permettent de prendre des décisions éclairées sur les besoins en personnel, l'allocation des projets et même les besoins potentiels en embauche pour garantir que votre équipe n'est ni surchargée ni sous-utilisée.
Voir quels clients drainent vos ressources: Surveiller vos taux derécupération peut vous aider à identifier les clients qui pourraient épuiser votre temps, votre argent et vos ressources. Si vous voyez un faible taux de récupération, cela pourrait conduire à un client problématique, un processus défaillant ou un manque de ressources. Une fois identifiés, vous pouvez prendre des mesures pour améliorer la communication, gérer les attentes et, en fin de compte, protéger votre temps et vos ressources précieux.
Comment vous comparez-vous aux autres agences: Bien qu'il n'y ait pas de norme universelle, les taux d'utilisation et de récupération peuvent fournir des informations précieuses sur la position de votre agence par rapport aux moyennes de l'industrie. Cela peut être un point de départ utile pour calculer ou améliorer ces taux.
Prévoir la rentabilité de votre agence: Bien qu'ils ne garantissent pas le succès futur, les taux d'utilisation et de récupération fournissent des informations précieuses sur la santé financière actuelle de l'agence et son potentiel de rentabilité.
Le suivi des deux offre une vue holistique de la conversion temps-revenu de votre agence, vous permettant de prévoir la croissance et de tarifer le travail client de manière réaliste.
Le taux d'utilisation et le taux de récupération sont des outils puissants pour les agences afin d'optimiser leurs opérations et atteindre le succès financier.
En suivant et en analysant ces indicateurs vous pouvez vous assurer que le temps précieux de votre équipe se traduit en revenus menant à une agence saine et durable.
