Alors que vous essayez de diriger votre agence à travers les mers agitées du climat économique actuel, vous devez en tant que bon capitaine et leader de votre entreprise connaitre l’état de votre navire et assurer la bonne navigation de ce dernier.
De nombreuses agences ont l'impression d'aller dans la bonne direction parce qu'elles sont constamment sur le pont, affrontant chaque tempête à mesure qu'elle se profile à l'horizon. Pourtant, elles tournent en rond et ne progressent pas car sans visibilité ni objectifs commerciaux clairs, il est pratiquement impossible de bien mener sa barque.
Savez-vous dans quelle direction allez-vous ?
- Quels sont les objectifs de votre agence ?
- Vos performances sont-elles meilleures que le mois dernier, le trimestre dernier ou l'année dernière ?
- Quels sont les projets les plus rentables ?
- Quels sont les revenus attendus dans les mois à venir ?
Si vous ne connaissez pas ces réponses, il y a de fortes chances que vous soyez sur un navire qui coule lentement. Pour rester à flot, vous devez définir vos objectifs, vos priorités et avoir une visibilité en temps réel de vos performances afin de garder le cap de votre agence et de redresser la barque en cas de besoin, avant qu’il ne soit trop tard.
Les KPI (indicateurs clés de performance) que vous devez suivre pour votre agence créative peuvent varier en fonction de vos objectifs commerciaux, de votre public cible et de vos stratégies. Cependant, voici 5 indicateurs fondamentaux à surveiller dans son agence :
Pour les interpréter correctement, ces KPI doivent être suivis par mois, par an, par trimestre ou en comparaison à d’autres données afin d’analyser leur progression.
En tant que logiciel spécialisé dans la gestion d'agence, nous travaillons depuis plus de 40 ans avec des agences de toutes tailles pour créer des tableaux de bord leur permettant de surveiller ces fondamentaux. Le logiciel Paprika dispose aussi d'une gamme de fonctionnalités qui facilitent le suivi de ces fondamentaux dans votre entreprise.
Alors tous à bord, mettons les voiles, nous vous présentons les 5 indicateurs clés à suivre dans votre agence (on vous promet que c'était la dernière référence de voile).
Combien de temps vous passez à « pitcher » de nouvelles affaires ?
Soyez sélectif quant aux opportunités que vous saisissez. Vous seriez surpris parfois du nombre d’heures passées à travailler sur une compète. La réponse à cette question vous aidera à rationaliser votre processus commercial et à savoir dire non parfois pour ne pas subir une perte trop importante de temps et d’argent. Posez-vous la question « cela en vaut-il la peine ?» surtout si les ressources sont limitées.
* New business : Temps passé vs heures indiquées dans le devis
Certains types de services sont aussi plus avantageux pour votre agence que d'autres. Utilisez des tableaux de bord vous permettant d'analyser les marchés porteurs, les projets plus rapides à exécuter ou ceux qui genèrent une marge bénéficiaire est plus élevée.
Où en sont vos équipes dans leurs projets ?
Le temps travaillé dépasse t’il le nombre d’heures budgétées/facturées ?
Analyser les écarts entre le nombre d'heures prévues, d'heures travaillées et d'heures facturées vous permet de mieux analyser la rentabilité de votre agence.
* Ce KPI montre le temps estimé pour un projet spécifique en comparaison à la durée totale d’heures travaillées pour chaque membre de l’équipe. Grâce à ces informations vous pouvez évaluer les goulots d’étranglements et améliorer la répartition des heures.
Combien d’heures passent vos équipes sur des projets facturables vs non facturables ?
Les clients s'attendent à ce que le travail soit livré lorsque vous le leur avez promis. Les échéances manquantes ou prolongées ne sont pas la fin du monde, mais cela a un impact sur les autres échéances de vos projets et votre réputation.
Ce type de KPI permet de s’assurer que toutes les activités de votre projet sont effectuées à temps, ou si elles prennent du retard, de prendre les mesures nécessaires afin d’optimiser votre gestion de projet.
Utilisez-vous efficacement le temps de travail de vos équipes ?
L'un des principaux marqueurs d'une agence pour réaliser un bon profit est son « taux de récupération ». Ce KPI mesure le pourcentage du temps précieux de vos équipes considéré comme facturable vs les heures facturées. Plus le taux de récupération est faible, moins il est probable que l'agence réalise des bénéfices. Les taux de récupération sont d’ailleurs assez surprenants dans le secteur créatif. Il est donc important de le mesurer car il permet d'améliorer ou de corriger les éventuels dysfonctionnements liés à l'optimisation du temps et de la facturation.
Le but de chaque entreprise est de réaliser un profit. Il s'agit du KPI le plus important pour toute entreprise: il mesure le revenu total généré par votre agence sur une période de temps spécifique.
- Facturation Cumulée et Marge Brute
Ces indicateurs montrent le total facturé sur une période donnée ainsi que l'évolution de la marge brute. La croissance des revenus est l'un des KPI fondamentaux qu'un PDG doit suivre. Ils permettent de voir certaines tendances et doivent être suivi sur une base mensuelle, trimestrielle et/ou annuelle.
Il est impossible de prédire l’avenir mais l’utilisation de tableaux de bord vous permet d’analyser les tendances et d’anticiper. Par exemple, les besoins en recrutement, en freelances ou bien sur un plan financier les prochains encaissements et paiements prévus.
Un dashboard beaucoup utilisé par nos clients concerne la visibilité du cashflow.
- Quelles sont mes entrées et mes sorties d’argent ?
- Quels sont les paiements attendus?
Le logiciel Paprika a été développé spécifiquement pour les agences afin de répondre à la demande de l'industrie créative. Le logiciel Paprika vous offre une vue complète à 360° des performances de votre agence, ce qui vous permet de prendre des décisions informées à partir de données en temps réel.
Les tableaux de bord occupent une place centrale dans les outils de gestion de tout bon leader ou manager d'équipe. Créer des tableaux de bord offrant une vue d'ensemble des performances de votre agence est essentielle à son succès.
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