L' univers d'agence c’est souvent le rush: des clients rigoureux, des délais serrés, des modifications de projets de dernière minutes… Les urgences sont quotidiennes et doivent être gérées avec agilité.
Votre agence doit faire preuve d'une forte dynamique opérationnelle mais cela nécessite une fluidité de planification.
Pour y parvenir, il est essentiel de mettre en place des processus afin d'alléger une partie du fardeau lié à la gestion de projet. Les processus permettent de définir une structure, facilitant ainsi l'exécution des tâches car vous et votre équipe suivez une méthode de travail étape par étape. Il vous faut aussi avoir les bonnes informations à portée de main et les bons outils.
Trop d'informations dispersées dans une multitude d'outils
Savez-vous où en êtes-vous dans vos projets? Que font vos équipes? Êtes-vous rentable?
Trouver ces réponses ne devrait pas vous prendre plus d'une minute. Mais si ces informations sont dispersées un peu partout, celà peut avoir un effet domino sur l'efficacité de votre agence.
Selon une étude d’Open Text*, 57% des employés déclarent utiliser pas moins de 6 comptes, ressources, outils et applications quotidiennement. En 2020, cette donnée comptait seulement 24% des répondants.
Par ailleurs, en raison du cloisonnement des informations au sein des entreprises, presque la moitié (47%) des salariés passent, en moyenne, une heure ou plus par jour à chercher sur les réseaux de l'entreprise des fichiers ou des informations, simplement pour effectuer leur travail.
Et vous combien de logiciels avez-vous besoin pour gérer votre agence?
Pensez simplement à tout ce que vous utilisez pour gérer votre agence, des applications telles que : Google Sheet, Slack, Trello, Zoom, Asana, Excel, Google Drive, Dropbox, Monday.com, la liste est longue. Bref, face à la multitude d'outils, vous ne savez plus où donner de la tête. Sans oublier qu’il faut essayer de se souvenir de tous les mots de passe et les informations de connexion (et de quel système gère quelle information !) La vie serait beaucoup plus facile si tout était au même endroit.
D'un côté, il faut manager les équipes: contrôler les heures travaillées, l'avancée des projets, la production et le suivi des KPIS. Puis il faut assurer le suivi financier et la rentabilité des projets: du devis à la facturation, la gestion des coûts et les performances générales de votre agence. Ensuite, il y a votre staff: au bureau, en télétravail ou peut-être même à l'étranger ce qui demande un outil agile avec une série de fonctions ad-hoc pour faciliter la collaboration et la gestion des heures.
Mettre en place un ERP pourrait-être la solution pour optimiser votre agence de communication.
Mais c’est quoi un ERP exactement?
En 2021, 41,6 % des PME étaient équipées d'un ERP en France. ERP signifie Enterprise Resource Planning, c'est un type de logiciel conçu pour rationaliser le fonctionnement quotidien d'une entreprise. L'ERP est un logiciel intégré qui centralise tous les processus opérationnels, collecte l’information à tous les points où elle est générée et la centralise sur une base de données unique et commune. Il permet à tous les départements de se connecter entre eux et offre une visibilité complète en temps réel sur toutes les opérations et performances de votre agence.
Quel type d'agence utilise un ERP de gestion?
L'ERP est bien connu des grands groupes qui l'utilisent dans un but d'alignement et de partage constant d'informations entre les équipes et les différents bureaux à l'international. Mais depuis quelques années, il y a une forte demande des agences indépendantes qui adoptent de nouvelles méthodes de travail, plus nomades et collaboratives et qui cherchent à se démarquer dans un marché de plus en plus complexe et concurrentiel. Pour gérer et contrôler le rythme rapide des affaires aujourd'hui, toutes les agences devraient envisager de mettre en place un système ERP.
Pourquoi choisir un outil de gestion ERP pour votre agence?
L’aide à la planification d'activité, la facilité d’accès aux outils en dehors du bureau et la collaboration interne et externe font partie des besoins majeurs de chaque entreprise aujourd’hui. Mais les agences ont une façon de travailler différente des autres entreprises. Par exemple, la gestion et la reconnaissance des "work in progress", la visibilité des ressources sur le moyen/long terme et des freelances, les changements de dernière minute sur les projets, etc… Pas tous les ERP répondent à ces besoins. Le bon outil ERP doit être flexible, modulaire et évolutif pour faire face aux fluctuations constantes au sein d'une agence. C'est pourquoi il est primordial de choisir un ERP conçu POUR les agences c'est-à-dire spécialisé avec des fonctionnalités adaptées aux processus et mode de fonctionnement propres à vos méthodes de travail en particulier.
6 points à considérer lors du choix d'un ERP pour votre agence:
1. Centraliser les données et l’information
Ne cherchez plus l'information. Tout devrait être centralisé dans une seule base de données garantissant ainsi l'unicité des informations en temps réel dans chaque service pour piloter vos projets, vos objectifs et vos performances.
2. Optimiser les processus
Choisissez un logiciel ERP qui structure et permet une réelle coordination entre chaque service. Le projet doit être au cœur de tous les processus et permettre la création de workflows entre chaque équipe pour améliorer la gestion du temps et des ressources.
3. Assurer une communication fluide
Garder une longueur d'avance est vital pour le fonctionnement quotidien d'une agence. Un bon système ERP à de nombreuses fonctionnalités d'alertes pour assurer une communication instantanée entre les équipes. Il doit permettre d'anticiper les goulots d'étranglement et d'impliquer l'ensemble des collaborateurs. Par exemple, pour savoir quand les heures travaillées dépassent les budgets, si la saisie des heures n'est pas à jour et pour fluidifier les systèmes d’approbations entre équipe/managers et départements.
4. Mieux estimer les budgets
Certains logiciels ERP offrent la possibilité de créer des modèles: pour les devis, les estimations, les tâches, les mises en page, les factures, etc… Tout est beaucoup plus simple, facile et rapide. Un gain de temps non négligeable qui réduit considérablement le risque d'erreurs.
5. Visualisez vos performances
En obtenant des données plus précises, vous pouvez mieux mesurer vos KPIs. La mise à jour des données en temps réel et la création de tableaux de bords personnalisés permet d'obtenir une réelle visibilité sur les performances de chaque projet, client, département, ou équipe en un clin d’œil. Avoir plus de visibilité c’est aussi prendre des décisions plus judicieuses et plus rapides.
6. Favoriser une stratégie de croissance
Un logiciel ERP est fait pour le long terme. Il vous accompagne dans votre transformation digitale et vos objectifs stratégiques au fil des années. Il doit être flexible pour s'adapter aux évolutions du marché, de la concurrence, des métiers, de la culture interne, des types de services, etc. L'avantage d'un système intégré est qu'il rassemble tous les éléments essentiels nécessaires à la bonne gestion de votre agence, en un seul endroit. Il contribue ainsi à l'efficacité de vos performances en vous faisant gagner du temps, en réduisant les erreurs, en rationalisant les processus et en offrant une vision claire et précise de votre rentabilité et de vos performances. Les retours sur investissement sont énormes.
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